Klauzula informacyjna - udział w wydarzeniach, projektach i działaniach Fundacji

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Akademia Głuchych z siedzibą przy al. Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000777346, NIP 5252783872, REGON 382859829.

Kontakt: kontakt@akademiagluchych.pl

2. Kogo dotyczy klauzula

Klauzula dotyczy osób zgłaszających się lub uczestniczących w wydarzeniach, projektach, warsztatach, szkoleniach, spotkaniach, programach oraz innych działaniach organizowanych lub współorganizowanych przez Fundację.

Jeżeli uczestnikiem jest osoba małoletnia, przetwarzane mogą być również dane jej rodzica lub opiekuna prawnego.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od rodzaju danego wydarzenia, projektu lub działania.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu – jeżeli jest potrzebny,
• wiek lub datę urodzenia – jeżeli jest to niezbędne,
• informacje dotyczące udziału, wybranego terminu, grupy lub zajęć,
• dane rodzica lub opiekuna prawnego – w przypadku osoby małoletniej,
• inne informacje niezbędne do organizacji i realizacji danego działania.

Każdorazowo staramy się ograniczać zakres zbieranych danych do informacji niezbędnych do realizacji danego celu.

4. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• przyjęcia i obsługi zgłoszenia,
• zakwalifikowania uczestnika do danego działania – jeżeli prowadzony jest nabór,
• organizacji i realizacji wydarzenia, projektu lub innego działania,
• kontaktu z uczestnikiem albo jego rodzicem lub opiekunem prawnym,
• przekazywania informacji organizacyjnych,
• prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją działania,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub zasad finansowania danego projektu,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

W zależności od charakteru danego działania podstawą przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji udziału w danym działaniu lub podjęcia czynności związanych ze zgłoszeniem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Fundacji,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Fundacji, w szczególności organizacji działania, prowadzenia niezbędnej komunikacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w konkretnym przypadku przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

5. Szczególne potrzeby i dane dotyczące zdrowia

W przypadku niektórych wydarzeń lub projektów możemy umożliwić dobrowolne przekazanie informacji dotyczących szczególnych potrzeb uczestnika, jeżeli jest to potrzebne do zapewnienia odpowiednich warunków udziału.

Informacje takie mogą w określonych przypadkach ujawniać dane dotyczące zdrowia lub niepełnosprawności, które należą do szczególnych kategorii danych osobowych.

Jeżeli takie dane będą zbierane, przy formularzu zostanie wskazany cel ich wykorzystania oraz właściwa podstawa prawna wynikająca z art. 9 RODO. Jeżeli podstawą będzie wyraźna zgoda, jej udzielenie będzie dobrowolne i odrębne od pozostałych warunków udziału.

6. Dane osób małoletnich

W przypadku udziału osoby małoletniej możemy przetwarzać dane uczestnika oraz jego rodzica lub opiekuna prawnego w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia, kontaktu oraz organizacji udziału.

Zakres wymaganych danych oraz sposób dokonania zgłoszenia będą dostosowane do charakteru danego działania i wieku uczestnika.

Informacje kierowane do osób małoletnich powinny być przekazywane w sposób jasny i zrozumiały.

7. Komu możemy przekazywać dane

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Fundację w zakresie niezbędnym do organizacji i realizacji danego działania, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych i informatycznych,
• dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych,
• podmiotom świadczącym usługi techniczne,
• osobom i podmiotom zaangażowanym w organizację danego działania,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe lub prawne,
• instytucjom finansującym lub kontrolującym projekt – jeżeli wynika to z zasad jego realizacji.

Jeżeli konkretne wydarzenie lub projekt jest realizowany z partnerem, któremu będą przekazywane dane uczestników albo który będzie wspólnie z Fundacją decydował o sposobie ich przetwarzania, odpowiednia informacja zostanie przekazana przy formularzu lub w informacji uzupełniającej dotyczącej danego działania.

Dane mogą zostać również udostępnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do przeprowadzenia naboru oraz organizacji i realizacji danego wydarzenia, projektu lub działania.

Po jego zakończeniu dane mogą być przechowywane przez okres wynikający z:

• obowiązków prawnych Fundacji,
• zasad rozliczenia lub finansowania danego projektu,
• wymogów dotyczących dokumentacji,
• okresu niezbędnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania lub ustania celu, dla którego została udzielona, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Jeżeli dla konkretnego projektu obowiązuje szczególny okres przechowywania dokumentacji, informacja o nim zostanie przekazana uczestnikom.

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia lub umożliwienia udziału w danym działaniu.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić dokonanie zapisu lub udział.

Dane oznaczone jako opcjonalne można pozostawić niewypełnione bez wpływu na możliwość udziału, chyba że przy konkretnym polu wskazano inaczej.

10. Twoje prawa

W przypadkach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z Fundacją: rodo@akademiagluchych.pl

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Fundacja nie podejmuje wobec uczestników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych.

12. Informacje dotyczące konkretnego projektu lub działania

W przypadku gdy określony projekt lub działanie wiąże się z dodatkowymi zasadami przetwarzania danych, np. udziałem partnera, szczególnymi wymaganiami instytucji finansującej, przetwarzaniem danych dotyczących zdrowia lub innym okresem przechowywania - odpowiednie informacje uzupełniające zostaną przekazane przy formularzu zgłoszeniowym.

Więcej informacji o ogólnych zasadach przetwarzania danych osobowych znajduje się w Polityce Prywatności Fundacji Akademia Głuchych.